CRM-дегі пошта — клиенттерді басқару жүйесіне тікелей енгізілген пошта клиенті: әр хат бөлек Outlook терезесінде емес, өзінің шоттары, актілері, тапсырмалары мен жоба тарихының қасында сақталады. Біз мұндай клиентті өз CRM-імізге жинадық және ол қалай жұмыс істейтінін, шағын бизнеске не беретінін айтамыз.
Мәселе: пошта ақшадан бөлек өмір сүреді
Шағын бизнеске тән сурет: келісімдер поштада, шоттар кестеде немесе 1С-те, тапсырмалар мессенджерде, жұмыс тарихы дискідегі қалталарда. Клиент «біздің шот не болды?» деп сұрағанда, адам үш терезе ашып, жағдайды жадтап қалғаны бойынша қалпына келіреді.
Ең жаманы — байланыс дәл ақша тұрған жерде үзіледі: банк реквизиттері бар хат бір жерде жатыр, шат екіншісінде, ал «жібердік қой деген» акт мүлде табылмайды. Дебиторлық қарыз баяу өсіп барады, себебі ешкім жазысқан хаттар мен төлемдерді қатар көрмейді.
CRM-дегі пошта қалай көрінеді
Дашбордта чаттардың қасында «Пошта» қойындысы. Сол жақта — барлық қосылған жәшіктерден келген хаттардың біртұтас тізімі: кіріс және шығыс, тақырып, мәтін және адрес бойынша іздеу, жәшік пен бағыт бойынша фильтрлер. Оң жақта хаттың өзі ашылады: толық мәтін, тіркемелер (шоттар, реквизиттер, сканерлер — барлығы бір басумен жүктеледі) және «Жауап беру» батырмасы.
Жауап CRM-ден тікелеу жіберіледі: тақырып сақталады, хат тредке қосылады, көмекшідің қолтаңбасы автоматты қосылады. Бұл үшін бөлек пошта бағдарламасын ашудың қажеті жоқ.
Әр хат өз контекстін біледі
Ең бастысы — хат мәтінінің астындағы «CRM байланыстары» блогы. Ашық хат үшін жүйе көрсетеді:
- Клиентті және оның карточкасын — кім жазып жатыр, қандай адрестерден, қандай басқа арналарда жазысқан;
- Шоттар мен актілерді — нөмірлері, сомалары, төлем мен қол қою күйлерімен, хат күніне ең жақындары алдымен;
- Мәтіндде аталған құжаттарды — мәтінде шот нөмірі болса, ол күйімен бөлек жолда бөлініп көрсетіледі;
- Клиенттің тапсырмаларын — ашық және жабық, жазысқан кездегі күйі бойынша;
- Жоба сессияларын — кім, қашан осы клиентпен жұмыс істеген;
- Тредті — тақырып бойынша бүкіл жазысқан хаттардың хронологиясы; жолды басу тізбектегі кез келген хатты ашады.
«Біз бұл клиентке қыркүйекте не уәде бергенбіз?» деген сұрақ қалталарды археологиялық қазба жасамай, бір басумен шешіледі — «поштасы бар болу» мен «жадысы бар болудың» айырмашылығы осында.
Бірнеше жәшік — IT-бөлімсіз
Жәшіктер бір конфигурациялық файлда сипатталады: адрес, IMAP/SMTP сервері, қанша күн тарихын алу керек. Парольдер қорғалған ортада бөлек сақталады. Жаңа жәшік бір минутта қосылып, фильтрлерде бірден пайда болады.
«Өзі/бейтаныс» фильтрі барлық жәшікке ортақ: компанияның кез келген адресіне жазған клиент контактілер базасынан танылады. Бейтаныс жіберушілер жоғалмайды — олар «лид» белгісімен сақталып, бөлек талданады, ал рассылкалар мен роботтар автоматты сүзіледі.
Техникалық тұрғыда: ақпарат көзі — мәтіндік файлдар
Барлық кіріс және шығыс пошта метадеректері бар қарапайым Markdown-файлдары түрінде сақталады: жіберуші, клиент, тақырып, тіркемелер. Осы қабат чаттарды, клиент карточкалары мен қаржы виджеттерін де қоректендіреді — хат, шот пен тапсырма әрқашан бір-бірімен сәйкес келеді, өйткені олар үш жүйе арасында синхрондалмайды, бір сақтаудан оқылады.
Тіркемелер хаттардың қасында, күні мен жіберушісі бойынша қалталарда сақталады. Тарихты қарапайым файл көшіру арқылы сақтық көшірмелеуге, экспорттауға немесе көшіруге болады — арнайы экспорт форматтары мен ақылы выгрузкаларсыз.
Кімге ыңғайлы
Сұлба шағын бизнес пен IT-қызметтерге арналған: клиенттер мыңдаған емес, ондаған болғанда, бір де бір уәдені жоғалтпау маңызды. Біздің өзіміз Ресей, Беларусь пен Қазақстанда жұмыс істейміз — Мәскеу мен Санкт-Петербургтан Казань, Алматы және Минскке дейін — және біздің клиенттермен барлық жазысқан хаттарымыз дәл осылай жүргізіледі.
Егер сіздің поштаңыз, шоттарыңыз мен тапсырмаларыңыз әр түрлі терезелерде өмір сүрсе — жазыңыз, нақты деректерде бұл қалай көрінетінін көрсетеміз.
📞 +7 (906) 311-77-69 · ✉ hello@automata.sale · 💬 Telegram: @automatasale