Мы три года работаем не в «коробочной» CRM, а в собственной системе AUTOMATA-CRM, где базой данных служит Obsidian Vault: каждый клиент, счёт, акт, договор и задача — это обычный markdown-файл. Поверх него живёт веб-дашборд, а рутину выполняют ИИ-агенты. В этом месяце выпустили крупное обновление — рассказываем, что нового, а затем показываем систему целиком: из чего она состоит и почему не требует ни лицензий, ни подписок.
Что нового: фабрика документов из дашборда
Главное изменение — универсальный механизм создания сущностей. Раньше завести клиента или выставить разовый счёт означало руками создавать файл по шаблону. Теперь у каждой сущности есть форма в дашборде, а поля и правила описаны в едином реестре:
- задачи — с выбором клиента и квадранта матрицы Эйзенхауэра;
- счета за разовые услуги — с автоматической нумерацией и проверкой полей;
- акты выполненных работ — привязанные к счёту или самостоятельные;
- договоры — генерация из шаблона с данными клиента.
Договоры собираются как конструктор. Тело — типовые разделы 1–12 с плейсхолдерами: реквизиты заказчика, ФИО директора с правильными падежными склонениями, банковские данные и тариф подтягиваются из карточки клиента. Приложения — отдельные файлы-модули: регламент SLA, прейскурант, форма акта, NDA, регламент передачи доступов, перечень услуг и тарифов. Отмечаете нужные галочками — сквозная нумерация и список приложений в тексте строятся сами.
Подстановка защищена предохранителем: если после сборки в тексте остались незамещённые плейсхолдеры или данные другого клиента, генерация падает с понятной ошибкой, а не выдаёт документ с чужими реквизитами. Такие проверки кажутся скучными ровно до первого случая, когда они спасают репутацию.
Документы сразу в двух форматах. В один клик договор конвертируется в DOCX для правок и PDF для отправки — конвейером из открытых инструментов: pandoc накладывает фирменные стили, LibreOffice собирает PDF. Занимает секунды на собственной инфраструктуре. Счета идут дальше: PDF генерируется в банке «Точка» по API, письмо клиенту собирается по шаблону, напоминание уходит в Telegram — всё кнопками в той же строке дашборда.
Тарифы синхронизированы с сайтом. CRM, договоры и публичная страница automata.sale/tariffs теперь используют одну сетку — от «работ по запросу» до полного обслуживания. Об этом ниже.
Что такое AUTOMATA-CRM: система целиком
AUTOMATA-CRM — это три слоя: база данных, дашборд и ИИ-агенты. Ни один из них не «чёрный ящик».
База данных — Obsidian Vault. Каждая сущность — файл:
10_Clients— карточки клиентов и их контактов: реквизиты, тариф, часы, история;15_Leads,30_Deals— лиды и воронка сделок;30_Invoices,35_Acts,60_Documents/Contracts— счета, акты, договоры (подписанные PDF-сканы рядом);30_Tasks— задачи со статусами и списанием часов;40_Infrastructure— сайты и серверы клиентов: домены, SSL, продления;70_Products— лицензии «1С-Битрикс» и услуги с ценами для счетов;- плюс цели, тикеты поддержки, кредиты и личные финансы.
Формат markdown означает: полнотекстовый поиск по всей базе, версия любого файла, бэкап — копия папки, а переезд — просто перенос этих файлов.
Дашборд — операционная панель поверх Vault:
- KPI дня: MRR, долги, просрочки, выручка месяца;
- матрица Эйзенхауэра по активным задачам — создание и закрытие задач со списанием часов;
- неоплаченные счета с действиями: сгенерировать PDF в банке, отправить письмо, напомнить в Telegram;
- SLA-матрица техподдержки: квоты часов, остатки, пакетная генерация счетов за период;
- справочник всех клиентов с тарифами, статусами и поиском;
- мониторинг сайтов клиентов: доступность, SSL-сертификаты, сроки доменов, PageSpeed;
- лиды с сайтов и Telegram-гейта, воронка, цели, кредиты, личные расходы.
Автоматизации связывают базу с внешним миром: счета за поддержку выставляются раз в месяц по тарифам автоматически, оплаты сверяются с банковской выпиской, входящие письма попадают в Vault, статусы платежей обновляются без участия человека.
ИИ-агенты — операторы системы. Они заводят задачи со сверкой лимитов поддержки, оценивают трудоёмкость по архиву тысяч закрытых задач, закрывают задачи с списанием часов, обрабатывают входящие лиды. Агенты работают теми же файлами, что и человек, — поэтому их действия всегда можно проверить.
Сколько это стоит
Самый частый встречный вопрос — про цену. Ответ прост: система не требует лицензий и ежемесячных платежей за сотрудников. Все компоненты — Obsidian, дашборд, конвертеры, интеграции — открыты и работают на нашей инфраструктуре.
Популярные облачные CRM (Битрикс24, amoCRM и другие) живут на подписке: платёж за каждого сотрудника каждый месяц, а нужная функциональность — на старших тарифах. Для команды из нескольких человек эти платежи складываются в ощутимую статью расходов, которая растёт вместе с командой. В нашем подходе вложения — это разовая настройка под ваши процессы; дальше система работает без тарифной сетки вендора, а её развитие зависит только от ваших задач.
Мы сознательно не приводим «вау-цифры» экономии: она зависит от размера команды и глубины настройки. Но само направление экономии очевидно — платежи за место в системе заменяются одним вложением в её настройку.
Почему это работает
- Скорость рутины. Счёт или договор собираются за минуту, без копирования реквизитов и ручной нумерации. Меньше ошибок — меньше переписки «а пришлите ещё раз».
- Единый источник правды. CRM, договоры и сайт используют одни тарифы; карточка клиента — единственное место, где живут его реквизиты. Данные не расходятся между системами.
- Прозрачность. Любое изменение — в читаемом файле. Руководитель видит не «галочку в системе», а документ; аудитор — историю полностью.
- ИИ-агенты как операторы. Черновая работа делегирована, человек принимает решения. И поскольку агенты работают теми же файлами, их действия проверяемы.
- Нет привязки к вендору. Markdown, открытые конвертеры, обычные API. Система развивается под ваши процессы, а не наоборот.
Как это применить у себя
AUTOMATA-CRM — наша внутренняя кухня, но принцип универсален: база знаний как источник данных, лёгкий дашборд для рутины, ИИ-агенты для черновой работы, открытые форматы вместо лицензий. Мы собираем такие связки под процессы заказчика — от отдела из двух человек до распределённых команд.
Хотите собрать такую же систему — или автоматизировать документооборот в вашей CRM? Мы проектируем связки «база знаний + дашборд + ИИ-агенты», интегрируем Битрикс24 и биллинг. Свяжитесь со мной, чтобы обсудить задачу и рассчитать стоимость.
📞 +7 (906) 311-77-69 · ✉ hello@automata.sale · 💬 Telegram: @automatasale · 🌐 automata.sale
ИП Урядов Евгений Евгеньевич · ИНН 645112058391 · ОГРНИП 312645301900058 Работаем по России, Беларуси и Казахстану